Manual Rental Works

Área Administrativa

1.- Contactos (Contacts)

Dar click en Contacts y buscar si el contacto ya está dado de alta en el sistema, si ya aparece en sistema ir al paso 2, de lo contrario crear un nuevo contacto e ingresar sus datos.

Los campos en rojo son obligatorios.

Ejemplo:

1. Nombre del contacto (First Name), "Miguel".
2. Apellido del contacto (Last Name), "García López".
3. Puesto en la empresa cliente (Contact Title), "Dir. General".
4. Teléfono celular y/o de contacto, "553344994533".
5. email del contacto,"miguel@grupomax.com.mx"..
6. En el submenú Company vincularlo con el Cliente.

2.- Clientes (Customers)

Dar click en Customers y buscar si la empresa cliente ya está dada de alta en el sistema, si ya aparece en sistema ir al paso 3, de lo contrario crear un nuevo contacto e ingresar sus datos.

Ejemplo:

1. Nombre del Cliente, Producciones Grupo Max.
2. Seleccionar Departamento a cargo, Rentas.
3. Seleccionar Tipo de cliente, Casa Productora.
4. Dirección fiscal de la empresa, Lazaro Cardenas # 4, Col. Centro, Cuauhtemoc, CDMX, CP 06420, México.
5. Teléfono de la empresa, 5512345678.
6. email de la empresa, produccion@grupomax.com.mx.

3.- Proyecto (Deal)

Un deal es un proyecto o evento con un cliente, este puede contener una o varias cotizaciones relacionadas.

Es importante que el nombre del Deal contenga el nombre del evento y la fecha (mes, día y año).

Ejemplo:

1. Nombre del Deal, el cual debe incluir la fecha del evento (mes, día y año), “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
2. Seleccionar al cliente del Deal, "Producciones Grupo Max".
3. Seleccionar departamento a cargo del Deal, "Rentas".
4. Seleccionar tipo de Deal/evento, "Concierto".
5. Seleccionar tipo de Producción, "Evento".
6. Seleccionar encargado de contacto con el Cliente, "Zamudio".
7. Seleccionar Agente de ventas, "Zamudio".
8. Seleccionar Manager de Proyecto, "Zamudio".
9. Seleccionar Representante de la venta (contacto del cliente), "Miguel García López".
10. Dirección del Deal, "Auditorio Nacional, Reforma 50", Ciudad “Miguel Hidalgo”, Estado “CDMX”, CP “11580”.
11. Teléfono de contacto para el evento, "553344994533".
12. En el submenú Shipping, seleccionar Default Address “Deal”
13. En el submenú Quotes, crear una nueva cotización (Quote).

4.- Cotización (Quote)

1. Nombre de la cotización la cual debe incluir la fecha del evento (mes, día y año), se recomienda usar el mismo nombre del Deal, “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
2. Seleccionar departamento a cargo de la cotización, "Rentas".
3. Verificar que el Deal seleccionado sea el correcto, “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
4. Seleccionar fechas desde y hasta que el equipo estará reservado para ese evento.
5. Seleccionar fechas de preparación, escaneo, carga, montaje y regreso de equipos.
6. Seleccionar las actividades que tendrá la cotización, "Rental, Sales, Labor, Misceláneos".
7. En el submenú Billing, Seleccionar fechas del periodo de cobro de equipos y personal (inicio a fin).
8. En el submenú Rental agregar equipos en renta a la cotización.
9. En el caso de equipos de subarrendo, se deberá indicar en cada partida los equipos a subarrendar.
10. Establecer un valor para cálculo de día/semana.
11. En el submenú Sales agregar equipos en venta.
12. En el submenú Labor agregar personal acorde a:
13. Agregar mano de obra estableciendo los días completos que se trabaja.
14. Agregar mano de obra estableciendo los medios días que se trabaja.
15. En el submenú Misceláneos agregar transporte, viáticos, hospedaje, etc.
16. Antes de imprimir, revisar cotización con precios individuales.
17. Imprimir cotización previamente revisada a detalle.

Reservar equipos (Reserve)

En ocasiones aun sin tener una confirmación del cliente es necesario apartar los equipos ya que es extremadamente posible que se realize el evento. En dicho caso se puede reservar el equipo cotizado.

Para ello dar click en el menú de hamburguesa de la cotización y dar click en Reserve Quote.

En caso de desear liberar los equipos reservados, dar click en el menú de hamburguesa de la cotización y dar click en Unreserve Quote.

5.- Orden de trabajo (Order)

Una ves que el cliente acepte la cotización y confirme el evento, abrir la cotización y dar click en el menú de hamburguesa de la cotización y dar click en Convert to Order.

Esto apartará los equipos y hará visible en los lectores de código de barras la lista de equipos a preparar al personal de bodega.

6.- Generar Ordenes de Compra (Purchase Orders)

Al confirmarse el evento, se deberá crear una Orden de Compra a los proveedores de equipos en sub arrendo.

7.- Recepción de equipos en subarrendo (Receive from Vendor)

Equipos que no son utilizados por el personal de la empresa

El área administrativa deberá dar entrada en el sistema (Receive from Vendor) a los equipos como Audio, Backline, Escenografía, etc que no es operado ni inventariado por el personal de la empresa.

Equipos que son utilizados por el personal de la empresa

El personal de bodega deberá dar entrada en el sistema (Receive from Vendor) a los equipos de iluminación y video que utilizará el personal de la empresa.

Deberá revisar condiciones y cantidades de todo el equipo y accesorios recibidos y entregar al proveedor (Vendor) una hoja de recepción de equipos.

8.- Lista para surtir (Pick List)

Para que el área de bodega prepare los equipos, el área administrativa deberá generar una Lista de equipos a surtir (Pick List), para ello abrir la orden y dar click en el menú de hamburguesa de la orden y dar click en Create Pick List.

Bodega

Revisar actividades en calendario

1. Actualizar avance en las actividades.

6.- Recibir de proveedor equipos para subarrendo

1. Generar Contrato (hoja de entrada).

7.- Salida de equipos

1. Surtir Pick List.
2. Escanear equipos.
3. Cargar equipos.
4. Generar Contrato (hoja de salida).

8.- Recibir equipos que regresan de evento

1. Escanear equipos.
2. Separar equipos descompuestos y generar hoja de reparación.
3. Generar hoja de entrada.

9.- Entregar equipos en subarredo

1. Entregar a proveedor equipos en subarrendo.
2. Generar Contrato (hoja de salida).

10.- Reparaciones

1. Dar seguimiento a equipos en reparación y actualizar su estado en el sistema.

Área administrativa

11.- Cierre

1. Tras haber cobrado el evento Cerrar la Orden de trabajo.
2. Ajustar costo final al cliente incluyendo extras, cambios y reparaciones.
3. Hacer saber al área de cobranza el cierre para dar seguimiento al cobro.

Por definir

• Agregar Items al inventario.
• Agregar activos al inventario, etiquetar y relacionar con factura.
• Agregar kits Completos al inventario.
• Inventarios Cíclicos.
• Dar de baja equipos.
• Generar archivo para crear carpeta con facturas de equipos.
• Actualizar precios periodicamente.
• Generar ordenes de compra para equipos en renta y/o venta.
• Migrar ordenes de equipos back to back, etc.