Manual Rental Works

Área Administrativa

1.- Dar de alta al Cliente (Customer)

1. Nombre del Cliente, Producciones Grupo Max.
2. Seleccionar Departamento a cargo, Rentas.
3. Seleccionar Tipo de cliente, Casa Productora.
4. Dirección fiscal de la empresa, Lazaro Cardenas # 4, Col. Centro, Cuauhtemoc, CDMX, CP 06420, México.
5. Teléfono de la empresa, 5512345678.
6. email de la empresa, produccion@grupomax.com.mx.

2.- Dar de alta a uno o más contactos de la empresa

1. Nombre y apellido del contacto, "Miguel García López".
2. Puesto en la empresa cliente, "Dir. General".
3. Teléfono celular y/o de contacto, "553344994533".
4. email del contacto,"miguel@grupomax.com.mx"..
5. En el submenú Company vincularlo con el Cliente.

3.- Crear un Deal

1. Nombre del Deal, el cual debe incluir la fecha del evento (mes, día y año), “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
2. Seleccionar al cliente del Deal, "Producciones Grupo Max".
3. Seleccionar departamento a cargo del Deal, "Rentas".
4. Seleccionar tipo de Deal/evento, "Concierto".
5. Seleccionar tipo de Producción, "Evento".
6. Seleccionar encargado de contacto con el Cliente, "Charly".
7. Seleccionar Agente de ventas, "Charly".
8. Seleccionar Manager de Proyecto, "Charly".
9. Seleccionar Representante de la venta (contacto del cliente), "Miguel García López".
10. Dirección del Deal, "".
11. Teléfono de contacto para el evento, "553344994533".
12. En el submenú Shipping, seleccionar Default Address “Deal”
13. En el submenú Quotes, crear una nueva cotización.

4.- Crear una cotización

1. Nombre de la cotización la cual debe incluir la fecha del evento (mes, día y año), “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
2. Seleccionar departamento a cargo de la cotización, "Rentas".
3. Verificar que el Deal seleccionado sea el correcto, “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
4. Seleccionar fechas desde y hasta que el equipo estará reservado para ese evento.
5. Seleccionar fechas de preparación, escaneo, carga, montaje y regreso de equipos.
6. Seleccionar las actividades que tendrá la cotización, "Rental, Sales, Labor, Misceláneos".
7. En el submenú Billing, Seleccionar fechas del periodo de cobro de equipos y personal (inicio a fin).
8. En el submenú Rental agregar equipos en renta a la cotización.
9. Establecer un valor para cálculo de día/semana.
10. En el submenú Sales agregar equipos en venta.
11. En el submenú Labor agregar personal acorde a:
12. Agregar mano de obra estableciendo los días completos que se trabaja.
13. Agregar mano de obra estableciendo los medios días que se trabaja.
14. En el submenú Misceláneos agregar transporte, viáticos, hospedaje, etc.
15. Antes de imprimir, revisar cotización con precios individuales.
16. Imprimir cotización aprobada.

5.- Confirmar con el cliente el evento

1. Convertir la cotización en Orden de trabajo.
2. Generar las Órdenes de compra de equipos a subarrendar.
3. Generar Pick List.

Bodega

Revisar actividades en calendario

1. Actualizar avance en las actividades.

6.- Recibir de proveedor equipos para subarrendo

1. Generar Contrato (hoja de entrada).

7.- Salida de equipos

1. Surtir Pick List.
2. Escanear equipos.
3. Cargar equipos.
4. Generar Contrato (hoja de salida).

8.- Recibir equipos que regresan de evento

1. Escanear equipos.
2. Separar equipos descompuestos y generar hoja de reparación.
3. Generar hoja de entrada.

9.- Entregar equipos en subarredo

1. Entregar a proveedor equipos en subarrendo.
2. Generar Contrato (hoja de salida).

10.- Reparaciones

1. Dar seguimiento a equipos en reparación y actualizar su estado en el sistema.

Área administrativa

11.- Cierre

1. Cerrar Orden de trabajo.
2. Ajustar costo final al cliente incluyendo extras, cambios y reparaciones.
3. Hacer saber al área de cobranza el cierre para dar seguimiento al cobro.

Por definir

• Agregar Items al inventario.
• Agregar activos al inventario, etiquetar y relacionar con factura.
• Agregar kits Completos al inventario.
• Inventarios Cíclicos.
• Dar de baja equipos.
• Generar archivo para crear carpeta con facturas de equipos.
• Actualizar precios periodicamente.
• Generar ordenes de compra para equipos en renta y/o venta.
• Migrar ordenes de equipos back to back, etc.